出口退税流程中备案单是一个很重要的材料。备案单缺失的话甚至可能导致公司返还已经退还的税款！下面一起来看看有关备案单的政策。
时间与材料要求
出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查：
（1）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；
（2）出口货物明细单；
（3）出口货物装货单；
（4）出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。
备案要求
备案可采取两种方式
（1）由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》（见附件2）。
（2）出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。
但对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口货物退（免）税后，必须采取第一种方式备案单证：
（1）纳税信用等级评定为C级或D级；
（2）未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；
（3）财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；
（4）办理出口退（免）税登记不满1年的；
（5）有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；
（6）有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。
备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。
对于购销合同，属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口的可在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”中注明第一次购销合同备案的地点。
除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。保存期5年。
对备案单证，税务机关应着重核对以下内容：
（1）备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容是否一致。如，是否存在修改出口货物运输单据的问题。
（2）备案单证开具的时间、货物流转的程序是否合理。如，是否存在购销合同签定时间与货物运输、报关时间顺序不一致等。
（3）出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容是否一致。
凡对备案单证核对有疑问的，可暂停退税，将有关情况核实清楚后按规定处理。
